Al comienzo del año se reciben en las diferentes unidades territoriales y funcionales los objetivos anuales marcados por la casa matriz. Entre esos objetivos figuran algunos KPI sobre seguridad, salud laboral y medio ambiente, fundamentalmente lagging indicators referidos a los índices de frecuencia, de gravedad y de colisiones por millón de millas conducidas.
Esos objetivos se amplían regionalmente y se marcan objetivos más específicos en cada región y en cada negocio. Es ahí donde se diseñan los objetivos y los leading indicators para mostrar a la dirección global el desempeño proactivo y donde se marcan los objetivos a desarrollar por cada subregión.
En este caso se marcan 5 líneas de trabajo, que son las que se comunican después aguas arriba.
Aguas abajo estas 5 líneas de trabajo se traducen en objetivos e indicadores más concretos, diseñados en función de las necesidades y antecedentes de cada subregión o cada planta, que se recogen en una hoja de ruta (road map) y se plasman como herramienta de seguimiento en un plan director (master plan).
Por ejemplo, para fortalecer la base (strenghten the base) se define como objetivo estratégico asegurar el cumplimiento legal y los requisitos corporativos en Seguridad, Medioambiente, Salud ocupacional y Derechos humanos. Y para ello se definen, a su vez, cuatro objetivos operativos: la reducción de las infracciones administrativas, la estandarización del proceso de gestión del cambio, la uniformización de los métodos de evaluación y un diagnóstico de cultura preventiva.
A su vez, cada uno de estos cuatro objetivos operativos se divide en acciones con un responsable y un plazo. Se usa una base de datos de Excel programada para registrar los datos de las acciones (fecha de cumplimiento, responsable, estado, alerta –si está fuera de fecha-, fecha de cierre y comentarios).
Con este tablero de control se hacer un seguimiento de las acciones vencidas, de las personas responsables que tienen acciones pendientes, de las acciones que están próximas a vencer, por lo que es una muy útil herramienta de gestión. Pero, además, es muy útil para presentar la evolución de los objetivos mediante un panel (dashboard) con los principales indicadores agrupados por objetivos y acciones.
Esta base de datos permite seleccionar los indicadores a presentar según las personas a las que se va a comunicar la información (dirección mundial, regional, local, departamentos, áreas…) en función de sus intereses y de las necesidades comunicativas y mostrar la evolución en la consecución de objetivos. Esto, a su vez, permite que se puedan tomar las acciones necesarias en caso de desvíos.
