La gestión de los indicadores consiste básicamente en la asignación de responsabilidades para cada uno de los cinco pasos siguientes:
1.- Obtención de los datos: quién, cuándo y cómo se recopilan o recolectan.
Ejemplo: el gerente de planta y cada uno de los responsables de área deben hacer un paseo de seguridad mensual y obtener información mediante observación y entrevistas dirigidas a los trabajadores durante su tarea
2.- Registro: quién y cómo se documenta la acción.
Ejemplo: el responsable del paseo debe anotar en la app corporativa los principales hallazgos observados y las medidas propuestas por los entrevistados.
3.- Procesamiento, seguimiento y control: quién y cómo se asegura de que los datos se registran y procesan y de que se hace en tiempo y forma.
Ejemplo: el responsable de la base de datos debe verificar mensualmente que los paseos se están realizando y documentando correctamente y tomar las medidas informativas necesarias en caso de no ser así.
4.- Análisis y conclusiones: quién y cómo examina las experiencias y los datos obtenidos y plantea las conclusiones.
Ejemplo: el responsable del departamento de prevención, junto con el responsable del área o áreas afectadas, plantea las recomendaciones una vez realizado el estudio de los datos cuantitativos y cualitativos.
5.- Comunicación: quién y cómo comunica los resultados y recomendaciones y, sobre todo, a quién se debe transmitir la información para, en caso necesario, definir o consensuar las propuestas de mejora tanto de la propia acción como de sus resultados.
Ejemplos:
El responsable del área comunica en las reuniones trimestrales con el gerente de planta los resultados mediante la gráfica y expone oralmente la situación y las principales conclusiones y, en caso necesario, las medidas que propone para la consecución del objetivo o su mejora. En la reunión de final de año el responsable de prevención presenta los resultados conjuntos de todas las áreas y las conclusiones de la acción.
El responsable del panel lean comunica semanalmente la evolución de las medidas preventivas previstas.
Existen infinidad de modos de representación. Algunos de ellos son: radar o radial, reloj, diagrama de barras, de área, de líneas, histogramas, pirámides, semáforos, pictogramas, gráficos de dispersión, cartogramas…
Los gráficos ascendentes y en verde suelen reflejar datos positivos y los descendentes y en rojo, negativos.
Radar: paseos de las 7 divisiones
(realizado/planificado)
Reloj sobre cumplimiento del
programa de paseos de seguridad
En el apartado de buenas prácticas se pueden consultar algunos ejemplos de empresas que han aportado su conocimiento.
Los destinatarios de los indicadores influyen también en la construcción de los mismos. Sean indicadores para la dirección, los mandos, los técnicos o los operarios, la experiencia y la ciencia recomiendan que se elaboren de forma lo más participativa posible, mejorando así las contribuciones a su confección.
Por ello es una buena práctica motivar y sensibilizar a todos sobre la importancia de los indicadores y formarles sobre qué son, cómo se gestionan y para qué sirven.
La segmentación de los indicadores es un elemento clave para que la información llegue a quien tiene que llegar para que pueda tomar las acciones o medidas apropiadas. Se trata de escalonar la información para que esta resulte oportuna, útil y de interés para los diferentes colectivos.
La segmentación puede ser:
Por ubicación: los indicadores pueden ser departamentales, por site o centro de trabajo, regionales, nacionales o internacionales (y estos, a su vez, por zonas o mundiales).
Ejemplo: resultados del clima preventivo del centro de Tarragona, de los centros en Cataluña, de los centros en España, de los centros en Europa Occidental, de toda Europa o mundiales.
Orgánica: los indicadores pueden ser comunes para todos, dirigidos específicamente a un determinado grupo (trabajadores, mandos, supervisores, directivos, contratistas…) o una mezcla de ambos.
Ejemplo: número de visitas de la dirección de cada centro de trabajo a las zonas operativas para los responsables mundiales de modo que puedan comparar el compromiso visible de cada uno de las direcciones; resultados de las auditorías para los directores de centro de modo que puedan compararse con otros centros; número de propuestas preventivas realizadas por los trabajadores para los mandos de un área para que puedan compararse con otras áreas o con su misma área en otras regiones; resultados de las evaluaciones de riesgos para los técnicos de prevención o acciones de mantenimiento preventivo para los técnicos de mantenimiento; barreras identificadas por los trabajadores de un área u horas de formación por trabajador, también para que puedan compararse con otros centros o áreas.
También es muy recomendable que la consecución de los objetivos reflejados en el indicador lleve aparejado un sistema de reconocimiento a quienes los consiguieron.
La última parte del proceso es la evaluación de la conveniencia y de la eficacia de los propios indicadores: ¿han servido para describir la situación?, ¿han servido para anticipar consecuencias y permitir la toma de decisiones?; en definitiva, ¿han cumplido el objetivo para el que fueron diseñados?
Financiado por: COD. ACCIÓN: AT2017-0113
