Si bien medir permite conocer y mejorar, no se trata de medir todo. La idea es recopilar datos y convertirlos en información que sea útil a las estrategias y objetivos. Para ello los indicadores a seleccionar deben ser necesarios, suficientes y adecuados.
Deben, además, cumplir también otras características: ser útiles, específicos, relevantes, pertinentes, precisos, unívocos, fácilmente interpretables, fiables, monitorizables, oportunos, económicos, funcionales, simples, comparables y comunicables.
Una forma de resumir estas características es mediante el acrónimo SMART (astuto en inglés):
Specific (específicos): identifican quién participa, cuál es la actividad o acción y qué se espera como resultado.
Measurable (medibles): qué cantidad se espera y cuánta se lleva a cabo y cómo se mide.
Achievable (alcanzables o viables): realizables con la cantidad de recursos y tiempo disponibles.
Relevant (relevantes): proporcionan información que indica aspectos importantes en la evolución del objetivo.
Time-bound (temporales – de duración limitada-): determinan la línea de tiempo para la consecución del objetivo.
Unos indicadores bien elegidos, bien construidos y bien gestionados facilitan el seguimiento de la estrategia organizacional y fundamentan la toma de decisiones para la mejora continua y la consecución de los objetivos.
La elaboración de los indicadores debe ser sencilla y metodológica. Las fuentes de los datos deben estar claramente definidas. El método debe garantizar que esos datos son fiables y coherentes.
A la hora de seleccionarlos, el primer paso es saber qué se quiere medir, para qué y para quién. Para ello hay que tener en cuenta las características de la organización: tamaño, alcance geográfico, sector, centros de trabajo, organización de recursos humanos, sistema preventivo, historial de siniestralidad….
También se toman en consideración su misión, su visión y sus valores, que deben tener su reflejo en los objetivos estratégicos y operativos. Los indicadores se construyen en función de esos objetivos y en su traducción a las necesidades preventivas para alcanzarlos.
El segundo paso consiste en determinar qué elementos concretos se van evaluar y cómo se va hacer (SMART) para que proporcionen información que ayude a la toma de decisiones. Es decir, se definen el método de medición, las fórmulas, las variables y las unidades de medida y la relación entre ellas (porcentaje, ratio, estimación, puntuación…).
Ejemplos:
Índice de gravedad (nº de jornadas perdidas / nº de horas trabajadas): hay que definir qué se considera una jornada perdida y cómo se computan las horas trabajadas.
Índice de paseos de seguridad (nº de paseos de seguridad previstos frente a nº de paseos realizados): hay que definir qué es un paseo y cuándo se considera realizado en tiempo y forma; puede añadirse el nº de medidas propuestas tras lo paseos frente al nº de medidas implantadas; incluso puede incluirse la medición de la efectividad de estas.
La forma de calcular los indicadores varía en función de los intereses y las características de las empresas: por ejemplo, en algunos casos se harán por horas trabajadas, si existe dicho cálculo, o por trabajadores si la empresa o centro es pequeño. Y la comparación podrá ser por cada 200 000 horas, por cada millón…: el dato debe ser útil (que no sea muy pequeño, con muchos decimales…) y comparable con otras empresas o con el sector (datos simples o acumulados).
Existen varias NTP del INSST en las que se ofrecen ejemplos de cómo calcular algunos de los principales indicadores:
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